• Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
• Laatimispäivä: 16.2.2015 / Päivitetty 25.1.2022

1 Rekisterinpitäjä

Uplus Oy
Y-tunnus: 2560809-8
Yliopistonkatu 36a A 3
20100 Turku
Puh. 045 213 0220

2 Rekisteriasioista vastaavan yhteystiedot

Data Protection Officer – Tietosuojavastaava: Joel Wulff
Puh: +358 41 5508 440
Sähköposti: wulff@uplus.fi

3 Rekisterin nimi

Uplus Oy:n sähköposti-, asiakas-, tilaaja-, prospekti-, ja markkinointirekisteri

4 Mitä henkilötietoja Uplus kerää

Henkilötietoja kerätään useimmiten suoraan sinulta tai niitä saadaan Uplus Oy:n tuotteiden tai palveluiden käytöstä. Tarvitsemme toisinaan lisätietoja, jotta voimme pitää tiedot ajan tasalla tai varmistaa saamiemme tietojen oikeellisuuden.

• Yhteystiedot:
  1. • Asiakkaan etu- ja sukunimi
     • osoitetiedot
     • puhelinnumerot
     • sähköpostiosoitteet
• IP-osoite
• Suoramarkkinoinnin suostumukset ja kiellot
• Asiakkaan antamat markkinointiluvat/kiellot sähköiseen suoramarkkinointiin
• Yksityisopetuksen tuottamisen edellyttäviä tietoja
  1. • Opetettava oppiaine
     • Oppilaan kouluaste
     • Koulu, missä oppilas käy
     • Yksityisopettajien kirjaamat tiedot oppituntien kulusta ja oppilaan edistyksestä

• Asiakaspalveluun tai uusasiakashankintaan liittyvät tiedot:
  • asiakaspalaute

• 1. • asiakaspalvelutapahtumien tiedot
     • asiakaspuhelujen nauhoitukset
     • asiakkuuden alkamisaika
     • asiakkuuden päättymisaika
     • asiakkuuden tilat
     • asiakkuuden tasot
     • tarjoushistoria
     • tiedot aikaisemmista yhteydenotoista
     • tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta
     • kyselyihin ja tutkimuksiin annetut tiedot ja näihin liittyvät keskustelut
     • sivustokäyttäytyminen
• Hiiren, kursorin tai muun osoitelaitteen liikkeet Uplus Oy:n verkkosivuilla.
• Kampanjoiden tiedot ja niihin liittyvät seurantatiedot.
• Markkinoinnin kohdentamisessa käytettävät tunnisteet
• Uutiskirjeiden avaus- ja lukutiedot.

5 Mihin tarkoituksiin Uplus voi käyttää henkilötietojasi ja millä oikeusperusteilla

Käytämme henkilötietojasi, jotta voimme täyttää lakisääteiset ja sopimusten mukaiset velvollisuutemme ja jotta voimme tehdä sinulle tarjouksia sekä antaa neuvontaa ja palveluita. Henkilötietoja käytetään henkilötietolain mukaisiin tarkoituksiin, kuten

• Asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito
• Asiakaskirjeet ja tiedotteet
• Asiakaskyselyt ja asiakasinformaation kerääminen
• Uplus Oy:n tarjoamien palvelujen toteuttaminen, myynti, hallinta, laskuttaminen ja tuotteiden/palveluiden markkinointi sekä palvelujen kehittäminen

6 Kuinka kauan Uplus säilyttää henkilötietoja

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin se sopimus, johon henkilön tietojen käsittely perustuu, on voimassa. Tiedot merkitään rekisteriin sellaisina kuin ne saadaan rekisteröidyltä ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle. Uplus.fi-sivustolta lähetetyt lomaketiedot poistetaan automaattisesti viiden (5) vuoden kuluttua lähetyksestä. Asiakas- ja markkinointirekisteristämme poistamme tarpeettomat henkilötiedot viiden (5) vuoden välein. Sähköpostimarkkinointilistalta pääsee poistumaan itse jokaisessa lähetetyssä markkinointisähköpostissa olevan poistumislinkin kautta.

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteinä ovat asiakas-, tilaus- tai asiakasprospektisuhteen aloitus henkilökohtaisessa tapaamisessa, puhelimitse, sähköpostitse tai sähköisellä lomakkeella rekisterinpitäjän verkkosivuilla.

Asiakas-, tilaus- tai asiakasprospektisuhteen aloituksen jälkeen tietoja kerätään asiakkaalta itseltään hänen suostumuksellaan puhelimitse, sähköpostitse tai sähköisellä lomakkeella. Tietoja voidaan kerätä myös automaattisella sähköisellä tunnistuksella rekisterinpitäjän sähköpostikirjeissä.

Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan suostumuksella häneltä itseltään verkkosivustovierailun yhteydessä tai muun henkilökohtaisen tai digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä.

Opetuksen, eli palvelun tuottamisen aikana asiakkaan yksityisopettaja kirjaa oppituntien tapahtumat ja opetuksen edistymiseen liittyvää tietoa hallintojärjestelmäämme.

8 Kenelle Uplus voi luovuttaa henkilötietoja

Voimme luovuttaa henkilötietojasi muille tahoille, kuten viranomaisille tai palveluntuottajille, eli opettajille. Varmistamme aina ennen tietojen luovuttamista, että asiaan kuuluvia salassapitovelvoitteita noudatetaan.

Kolmannet osapuolet kuten Uplus Oy:n kirjanpitoa hoitava yritys ja asiakashallintajärjestelmät käsittelevät myös henkilötietojasi Uplus Oy:n lukuun.

REKISTERÖITYJEN HENKILÖTIETOJA SUOMEN UPLUS OY:N LUKUUN KÄSITTELEE:

• Talenom Oyj
• Facebook Inc.
• Google LLC.
• Tutorcruncher LTD.
• Zoho Corporation

Tiedonsiirto kolmansiin maihin

Uplus Oy voi joissain tapauksissa siirtää henkilötietoja myös Euroopan talousalueen ulkopuolisissa eli niin kutsutuissa kolmansissa maissa toimiville organisaatioille. Tällaisia tiedonsiirtoja voidaan toteuttaa, jos jokin seuraavista ehdoista täyttyy:

• EU:n komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojan taso on riittävä.
• Muita tarvittavia turvatoimia on otettu käyttöön esimerkiksi noudattamalla EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai varmistamalla, että tietoja käsittelevällä yrityksellä on voimassa olevat yritystä koskevat säännöt.
• Erityistilanteisiin sovelletaan poikkeuksia, jos esimerkiksi sopimuksen täytäntöön paneminen sitä edellyttää tai olet antanut suostumuksesi kyseisten tietojen siirtämiseen.

Henkilötiedot sijaitsevat suomen rajojen ulkopuolella tai EU:ssa Uplus Oy:n vuokraamien palveluiden omistajien tietovarastoissa. Milloin mahdollista, Uplus Oy on valinnut henkilötietojen säilytyspaikaksi tietoturvalliset, Euroopassa sijaitsevat palvelinkeskukset. Jotkin edellä mainituista palveluntarjoajista ja/tai rekisterinkäsittelijöistä saattavat varmuuskopioida tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin. Tiedot varmuuskopioidaan, jotta tiedot olisivat turvassa myös tilanteissa, joissa pääasialliset palvelimet menevät epäkuntoon. Uplus Oy on varmistanut, että palveluntarjoajat ja/tai rekisterinkäsittelijät ovat liittyneet EU:n ja Yhdysvaltain väliseen ns. Privacy Shield -ohjelmaan (https://www.privacyshield.gov/list), jonka tarkoituksena on varmistaa eurooppalaisten tietojen tietoturvallinen käsittely Yhdysvalloissa.

9 Miten Uplus suojaa henkilötietoja

Henkilötietojen suojaaminen on koko liiketoimintamme ytimessä. Meillä on käytössämme asianmukaiset tekniset, organisatooriset ja hallintoon liittyvät turvallisuusmenettelyt, joilla suojaamme kaikkia hallussamme olevia tietoja katoamisen, väärinkäytön, luvattoman käytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto

• Manuaalista aineistoa ei ole

B ATK:lla käsiteltävät tiedot 

Rekisteri on suojattu ulkoisilta tunkeutumisilta käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Näihin tietokantoihin pääsevät vain ne, joilla siihen on työnsä puolesta oikeus ja tarvittavat salasanat. Käyttäjistä jää käyttäjäloki. Yrityksessä on myös kulunvalvonta ko. tietojärjestelmätiloihin.

10 Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeutesi

Tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa ja pyyntöä esitettäessä henkilön on todistettava oma henkilöllisyytensä joko luotettavaa tunnistusta käyttävällä sähköisellä varmennejärjestelmällä (esim. sähköisellä henkilötunnuskortilla), henkilökohtaisesti asiakaspalvelussa esittämällä henkilöllisyystodistus tai omakohtaisesti allekirjoitetulla tai vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Tiedot annetaan pyydettäessä kirjallisesti.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää käsittelyn kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot oma-aloitteisesti tai henkilön pyynnöstä. Oikaisupyyntö on tehtävä kirjallisesti.

Oikeus vaatia tietojen poistamista

Jokaisella on oikeus tulla unohdetuksi. Poistamme kirjallisesta pyynnöstä kaikki tietomme koskien rekisteröityä seuraavissa tapauksissa:

• Peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn eikä käsittelylle ole muuta perusteltua syytä.
• Vastustat tietojen käsittelya eikä käsittelyn jatkamiselle ole mitään hyväksyttävää syytä.
• Vastustat tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksessa.
• Tietojen käsittely on lainvastaista.
• Kyse on alaikäisen henkilötiedoista, jotka on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen hankkimisen yhteydessä.

Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Jokaisella on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Jos kiistät rekisteriöimiemme tietojen oikeellisuuden tai tietojen käsittelyn lainmukaisuuden, tai jos olet vastustanut tietojen käsittelyä oikeuksiesi mukaisesti, voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen. Tietojen käsittely rajoitetaan tällöin vain tietojen säilyttämiseen, kunnes tietojen oikeellisuus on varmistettu tai on voitu tarkistaa, ovatko oikeutetut etumme ensisijaisia sinun etuihisi nähden.

Oikeus tietojen siirrettävyyteen

Jokaisella on oikeus tietojen siirrettävyyteen. Sinulla on oikeus saada meille antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Tämä oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty ainoastaan automaattisesti ja suostumuksen tai sopimuksen täytäntöön panemisen perusteella.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä, ja muuta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Kielto tulee osoittaa rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

Jos haluat käyttää yllä luettuja oikeuksiasi, pyynnöt arvioidaan tilanne- ja tapauskohtaisesti. Huomioithan, että voimme myös säilyttää ja käyttää henkilötietojasi, jos se on tarpeen lainsäädännön velvoitteiden noudattamiseksi, riita-asioiden ratkaisemiseksi tai sopimusten täytäntöön panemiseksi.

11 Evästeet

Uplus kerää, käsittelee ja analysoi verkkosivustojensa käyttöön liittyviä tietoja. Verkkoliikennettä koskeva tieto on tietoa, joka liittyy verkkosivuston kävijöihin ja jota käsitellään tietoliikenneverkoissa viestien lähettämistä, jakelua ja saataville asettamista varten.

Käytämme evästeitä ja muuta vastaavaa teknologiaa, jotta voimme toimittaa sinulle tuotteita ja palveluita, tarjota turvallisen verkkoympäristön, toteuttaa markkinointitoimia, mahdollistaa paremman asiakaskokemuksen verkossa, seurata verkkosivustomme analytiikkaa ja tarjota sinulle mahdollisimman kiinnostavaa sisältöä

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita sivustot voivat käyttää tehdäkseen käyttäjäkokemuksesta tehokkaamman.

Lain mukaan voimme tallentaa evästeitä laitteellesi, mikäli se on ehdottoman tärkeää sivuston toiminnan kannalta. Tarvitsemme suostumuksesi kaikenlaisten evästeiden käytölle.

Tämä sivusto käyttää erityyppisiä evästeitä. Jotkut evästeet ovat sivuillamme esiintyvienkolmansien osapuolten palveluiden asettamia.

Voit muuttaa tai peruuttaa hyväksyntäsi sivustollamme evästeilmoituksen kautta. Voit myös valita selaimesi asetuksista, hyväksytkö evästeiden käytön. Jos et hyväksy evästeiden käyttöä, voit käyttää Uplus Oy:n verkkosivustoa ja osaa palveluista, mutta tämä valinta voi rajoittaa merkittävästi sivuston ja palveluiden toiminnallisuutta.

12 Yhteydenotto Uplussaan tai tietosuojaviranomaiseen

Jos sinulla on kysyttävää tietosuojaselosteesta, voit ottaa yhteyttä Uplus Oy:n asiakaspalveluun. Uplus Oy:n tietosuojavastaavana (Data Protection Officer) toimii Joel Wulff, jolle voit lähettää yhteydenottosi sähköpostitse osoitteeseen wulff(at)uplus.fi. Voit myös tehdä valituksen tai ottaa yhteyttä tietosuojaviranomaiseen.